Raccolta dati
Dati ESG per PMI: checklist di fonti, responsabili e dati mancanti
I dati ESG di una PMI esistono già quasi tutti: sono sparsi tra bollette, cedolini, registri e verbali. La vera sfida è sapere dove sono, chi li custodisce e cosa fare quando un dato non c'è.
Prima della raccolta, una mappa
Quando arriva un questionario ESG, la tentazione è aprirlo e rispondere domanda per domanda, cercando ogni volta il dato. Il risultato sono giorni persi e risposte diverse allo stesso quesito in documenti diversi. Conviene invece costruire una volta sola una mappa: per ogni dato, la fonte documentale, il responsabile interno e la frequenza di aggiornamento.
La mappa può essere un semplice foglio di calcolo con quattro colonne: dato, fonte, referente, ultima verifica. Diventa l'archivio da cui attingere per qualsiasi richiesta, che si tratti di un cliente, di una banca o di un report volontario.
Area ambientale
I dati ambientali sono quelli che più spesso richiedono unità fisiche precise. Un errore ricorrente è riportare la spesa in euro al posto dei consumi: i fattori di emissione si applicano a kWh, metri cubi, litri, non a importi. Le bollette e gli estratti dei fornitori riportano entrambe le informazioni, ma va presa quella giusta.
- Energia elettrica in kWh: bollette o portale del fornitore. Referente tipico: amministrazione
- Gas naturale in Smc: bollette gas. Referente: amministrazione
- Carburanti in litri: estratti carte carburante. Referente: gestione flotta o amministrazione
- Rifiuti per codice e quantità: formulari e registri di carico e scarico. Referente: responsabile ambiente o produzione
- Acqua in metri cubi: bollette dell'acquedotto
- Gas refrigeranti: libretti degli impianti e interventi di manutenzione, se presenti
Area governance
Le domande di governance verificano soprattutto l'esistenza di documenti e ruoli. Qui la regola è semplice: rispondi sì solo se il documento esiste ed è adottato, non se è in bozza. Se è in preparazione, dillo: è un'informazione utile e corretta.
- Composizione degli organi sociali: visura camerale
- Codice etico e modello organizzativo, se adottati: delibere e documenti approvati
- Canale di segnalazione degli illeciti, se previsto: procedura interna
- Policy ambientale o ESG: documento approvato con data
- Nomine sicurezza: RSPP, medico competente, rappresentanti dei lavoratori
Chi è responsabile di cosa
In una PMI nessuno ha il ruolo di responsabile dei dati ESG a tempo pieno, e va bene così. Serve però che ogni dato abbia un proprietario: la persona che sa dove trovarlo e risponde della sua correttezza. Un coordinatore, spesso in amministrazione o nella direzione, raccoglie il tutto e controlla la coerenza.
Formalizzare questa ripartizione anche in una mail o in una breve nota interna evita il problema più comune: il dato che tutti pensano sia stato fornito da qualcun altro.
Cosa fare con i dati mancanti
Qualche dato mancherà sempre, soprattutto il primo anno. Le opzioni corrette sono tre: stimare con un metodo dichiarato, escludere dichiarando l'esclusione, oppure rispondere che il dato non è disponibile indicando quando lo sarà. L'opzione sbagliata è inventare un numero plausibile.
Una stima accettabile ha una base documentabile: ad esempio, se manca la bolletta di un mese, si può usare la media dei mesi disponibili, specificandolo. Una stima basata su medie di settore generiche va indicata come tale e sostituita appena possibile con dati propri. Annota ogni stima in un registro delle ipotesi: ti servirà quando, l'anno successivo, i numeri cambieranno e qualcuno chiederà perché.
- Stima documentata: indica metodo, base di calcolo e periodo coperto
- Esclusione dichiarata: indica cosa e perché
- Dato non disponibile: indica la data prevista di disponibilità
- Mai: valori inventati o copiati da altre aziende
Archiviare le evidenze
Un dato senza evidenza è difficile da difendere. Crea una cartella per anno, con sottocartelle per area, e salva lì copia o riferimento dei documenti sorgente. Quando un cliente o un auditor chiederà una prova, la risposta richiederà minuti invece di giorni. La guida alla compilazione di Report Ambientale segue la stessa logica e può servire come punto di partenza per costruire la tua mappa.
Domande frequenti
Meglio un dato stimato o nessun dato?
Dipende dalla qualità della stima. Una stima con metodo dichiarato e base documentale è generalmente preferibile a un vuoto, purché sia chiaramente indicata come stima. Una stima senza base è peggio di un dato mancante dichiarato.
Chi dovrebbe coordinare la raccolta dei dati ESG in una PMI?
Non esiste una regola fissa. Spesso è una persona dell'amministrazione o della direzione, perché ha accesso a molte fonti. Conta che ogni dato abbia un referente e che il coordinatore ne verifichi la coerenza.
Devo conservare i documenti sorgente?
È fortemente consigliato. Le evidenze permettono di rispondere alle richieste di chiarimento e di ricostruire i calcoli negli anni successivi.
Area sociale
I dati sul personale sono generalmente i più affidabili, perché passano già per sistemi strutturati: il Libro Unico del Lavoro, il software paghe, il registro infortuni. Il punto di attenzione è la data di riferimento. Il numero di dipendenti al 31 dicembre è diverso dall'organico medio dell'anno: scegli una definizione, scrivila, e usala sempre.
Per la sicurezza, le ore lavorate totali sono il denominatore necessario per calcolare indici di frequenza degli infortuni. Vale la pena estrarle con cura dal sistema paghe, perché un errore qui altera ogni indicatore che ne dipende.